Urejena birokracija v oblaku prinese sonce v poslovanje

Večina podjetnikov med najbolj nepriljubljena opravila šteje administracijo in urejanje poslovne dokumentacije podjetja.
Mikropodjetja oziroma njihovi lastniki so tako razpeti med dve skrajnosti.

• Ali se odločijo, da se sami ukvarjajo s knjigovodskimi opravili - in potem pogosto ugotovijo, kako jim to vzame preveč časa, da bi se lahko posvetili svoji osnovni dejavnosti.
• Lahko pa se posvetijo izključno opravljanju svoje dejavnosti - in potem ugotovijo, da jim neurejeno knjigovodstvo povzroča težave pri poslovanju.

Knjigovodska orodja v oblaku lahko rešijo težave obeh skupin.

Točni podatki pomenijo denar

Scenarij 1 - Jože je raje na trdnih tleh kot v oblaku

Podjetnik Jože je lastnik uspešnega slikopleskarskega podjetja, ki je razširilo dejavnost še na trgovino. Podjetje ima osem zaposlenih. On in še peterica zaposlenih opravljajo slikopleskarska dela po vsej državi, večinoma pri zasebnih naročnikih. Da bi lahko poskrbeli za več naročil, so se razdelili v tri delovne skupine, preostala dvojica pa skrbi za posel v trgovini in vodi skladišče. Zaradi narave dela je gospod Jože pogosto doma le ob koncih tedna. Takrat ima čas, da poskrbi za dokumentacijo in poslovne knjige ter pregleda poslovanje minulega tedna in načrte za nov teden. Zadnje čase vse pogosteje opaža, da mu odločitve glede novih investicij in nabave ali dogovori pri strankah povzročajo zadrego, saj nima pri roki vseh podatkov. Zato jim vedno obljubi, da bo uredil takoj, ko bo prišel do dokumentacije in podatkov.

Scenarij 2 - Dejan uživa lagodno življenje v oblaku

Jožetov prijatelj Dejan, ki se ukvarja z zaključnimi deli v gradbeništvu, je tudi zelo veliko časa na terenu. Ker uporablja knjigovodska orodja v oblaku, ne pogreša svoje pisarne, saj v trenutku lahko preveri stanje zalog v skladišču, zasedenost preostalih sodelavcev in podobno. Ob novih povpraševanjih lahko potencialnim naročnikom hitro pošlje ponudbe in predračune. Za vsa nujna administrativna opravila porabi manj časa, saj lahko zanje s prenosnim računalnikom poskrbi kar na daljavo. Hkrati je na tekočem s točnim stanjem zalog, denarnim tokom, zapadlimi in odprtimi terjatvami ter obveznostmi in drugimi merili poslovanja, zato lažje načrtuje poslovanje in se lahko odloča že pri strankah. Njegovo urejeno ter predvsem natančno in ažurno vodeno knjigovodstvo mu omogoča boljšo izkoriščenost osnovnih sredstev podjetja in s tem možnost uporabe notranjih prihrankov. Hkrati ima njegovo podjetje boljšo podlago za pridobitev potrebnih denarnih sredstev pri bankah, saj te lažje in predvsem hitreje preverijo Dejanovo kreditno sposobnost ter mu tudi hitreje odgovorijo na njegovo prošnjo.

Ponudba iz navidezne pisarne od koder koli

Rešitev iz navidezne pisarne - oblak - je Dejanov zaveznik, saj mu ponuja navidezno okolje ali navidezno pisarno, ki ga spremlja na vsakem koraku (prek spleta) ter mu omogoča opravljanje vseh ključnih knjigovodskih in administrativnih nalog. Do te navidezne pisarne oziroma do knjigovodskih orodij, ki jih uporablja, lahko dostopa od koder koli, kjer ima dostop do spleta. Tako lahko gospod Dejan že takoj po ogledu potencialnemu naročniku pošlje ponudbo s predračunom in predvidenim datumom začetka del. V istem trenutku lahko preveri stanje zalog v skladišču in njihovo načrtovano gibanje ter po potrebi pošlje naročilo dobavitelju. In ko z deli konča, lahko naročniku takoj izda tudi račun. Nekatere pisarne v oblaku omogočajo celo dostop z mobilnimi aplikacijami, kar pomeni, da lahko vsa ta opravila opravi kar s pametnim telefonom.

Knjigovodske rešitve v oblaku se tako pokažejo kot učinkovito, preprosto orodje za najosnovnejša administrativna opravila, ki lahko nadomesti poslovno sekretarko ter podjetnikom omogoči, da hitreje in učinkoviteje upravljajo poslovno dokumentacijo in sprejemajo boljše poslovne odločitve. Za urejanje obsežnejših in zahtevnejših opravil sta dober računovodja ali dobra poslovna sekretarka namreč še vedno nezamenljiva.

Knjigovodstvo v oblaku v praksi

Knjigovodstvo v oblaku: miniMAX, podjetje SAOP

Med bolj prepoznavnimi knjigovodskimi storitvami v oblaku v Sloveniji je rešitev miniMAX, ki zagotavlja širšo podporo poslovanju z nadgradnjo tudi v vodenje računovodstva v oblaku in s ceno osnovnega paketa v višini 15 evrov mesečno.

Sandi Boršo, direktor prodaje in marketinga v podjetju SAOP pravi: "miniMAX uporablja prek 13.000 organizacij in več kot 1000 računovodskih servisov. Prodajni rezultati kažejo, da se vse več majhnih podjetij zaveda prednosti poslovanja v oblaku. Podjetniku na primer ni potrebno razmišljati na kateri konto bo poknjižil nek račun v glavni knjigi, saj je ta proces samodejen. Če so prej računovodje v celoti skrbeli za vodenje poslovanja, se je v zadnjem letu uporabniška skupina podjetnikov, povečala kar za 63 odstotkov. Včasih nas pokličejo podjetniki, katerih računovodje zavračajo e-računovodstvo in želijo, da jim SAOP priporoči računovodski servis, ki miniMAX že uporablja. Kakorkoli skokovita rast uporabe spletnih aplikacij, kot je miniMAX, med podjetniki predstavlja poslovno priložnost za vse računovodske servise, ki že izvajajo spletno računovodstvo. Omogoča jim pridobivanje novih strank za različne storitve, tako pri vodenju poslovnih dogodkov, kot pri izdelavi obračunov in zaključnih poročil ter finančno in davčno svetovanje. Poleg tega model e-računovodstva povečuje dodano vrednost računovodskega servisa, saj elektronsko sodelovanje zniža stroške poslovanja in poveča produktivnost podjetij."

Knjigovodska podpora v oblaku: 4PM, podjetje Arctur

Komplementarna storitev knjigovodskim programom je spletna podpora projektnemu načinu dela 4PM, ki pomaga podjetnikom pri celovitem vodenju projektov in sodelavcev, organizaciji dela, skupinskemu delu in izmenjavi dokumentov. Cena osnovnega paketa je od 15 evrov mesečno.

"Okoli 10.000 različnih uporabnikov v številnih evropskih državah uporablja 4PM kot vpogled v prihodnost podjetja, za razvoj, prodajne aktivnosti, projekte z dodano vrednostjo, medtem ko knjigovodsko administrativni izdelki ponujajo pogled v pretekle dogodke. Uporaba obeh komplementarnih sistemov pa vodstvu podjetja daje celovito sliko o dejanskem stanju," pojasnjuje direktor podjetja Arctur Tomi Ilijaš in dodaja, da se 4PM prilagodi potrebam podjetja in posameznika, zato je načinov uporabe 4PM toliko kot je naročnikov. Nekateri ga uporabljajo za vodenje projektov, poročanje o delu in porabi časa, drugi za dokumentni sistem, vodenje sofinanciranih projektov, spremljanje uspešnosti dela posameznikov...

marec, 2014