Izdajate e-račune za prejemnike v javnem sektorju?

Čeprav je že s 1. januarjem 2016 stopil v veljavo nov pravilnik o pošiljanju e-računov prejemnikom v javnem sektorju, se mnoga podjetja srečujejo s težavami in nedostavljenimi računi. Pri Upravi za javna plačila, prek katere se plačila izvajajo, so zaradi nastalih težav sicer sprejeli dopolnitev pravilnika. S tem je bilo sredi februarja 2016 vzpostavljeno "prehodno" obdobje in do 30. 4. 2016 kontrol (spet) ne bodo izvajali, vendar pa izgovorov za podjetja ne sme več biti. Preverite, ali so e-računi, ki jih pošiljate poslovnim partnerjem v javnem sektorju, vsebinsko ustrezni.  

Z novim letom so začela za vse izdajatelje e-računov, ki te pošiljajo prejemnikom v javni sektor, veljati nova določila. Prejemnikom iz javnega sektorja bi morali vsi izdajatelji brez izjeme pošiljati e-račune skladno z navodili za pripravo eSloga (verziji 1.5 in 1.6), hkrati pa pri pripravi upoštevati tudi pravila glede dodatnih obveznih podatkov (npr. matične številke prejemnika oz. plačnika, namena računa, podatka referenčnega dokumenta, številke pogodbe).

Zapisali smo "morali bi". A v praksi se to ni zgodilo. Ko je začela Uprava za javna plačila s 4. 1. 2016 kontrolirati in zavračati neustrezne in vse nepopolne in napačno pripravljene e-račune, se je izkazalo, da večina izdajateljev e-računov na zahtevane spremembe ni reagirala pravočasno. 

Hitro v stik z dobaviteljem programa

Ker so se z uveljavitvijo pravilnika ob izmenjavi e-računov do javnega sektorja težave pojavljale več tednov in so marsikje v podjetjih izgubili pregled nad ustrezno poslanimi e-računi, je UJP sprejela "Pravilnik o spremembi in dopolnitvi Pravilnika o standardih in pogojih izmenjave elektronskih računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri Upravi Republike Slovenije za javna plačila", s katerim je začasno nehala preverjati in zavračati e-račune, ki niso skladni z novimi zahtevami.

Obdobje "moratorija" velja do 30. 4. 2016, a če ste tudi sami med izdajatelji, ki računov javnemu sektorju še ne morete posredovati v zahtevani obliki, nikar ne odlašajte s prilagoditvami. Nujno se povežite s svojim dobaviteljem računovodskega programa. Preverite, ali so vaš program za pripravo e-računov že ustrezno prilagodili. Prepričajte se, ali imate ustrezno, posodobljeno različico svojega računovodskega programa.

Če se pri izdaji e-računov kljub ustrezni verziji še pojavljajo napake, gotovo niste edini, ki ste se ali se še boste oglasili pri svojem dobavitelju, a to ne sme biti izgovor, da ne bi ukrepali.

V banki smo že ukrepali

"V NLB smo naše stranke že v novembru 2015 obveščali o zahtevanih spremembah, takoj v začetku leta pa iz odzivov naših strank, uporabnikov elektronske banke, ugotovili, da gre za obsežen problem," pravi Martina Stupica Gregorič, samostojna upravljavka ponudbe v Oddelku za upravljanje tržnih poti, odgovorna za e-račun. "Problem je specifičen, saj ne zadeva vseh izdajateljev e-računov, ampak le tiste, ki e-račune pošiljajo prejemnikom v javni sektor. Zato dodatnih kontrol v e-banki NLB Proklik za izmenjavo e-računov nismo uvajali, saj bi s tem povzročili težave tudi izdajateljem, ki e-račune s poslovnimi partnerji izven javnega sektorja izmenjujejo brez težav. Smo pa še pred uvedbo dodatnih kontrol UJP prilagodili funkcionalnost ročnega vnosa e-računa v NLB Prokliku in našim strankam omogočili pripravo e-računov, skladnih z dodatnimi UJP zahtevami. Žal nadzora nad tem, ali so naši izdajatelji skupaj s svojimi dobavitelji računovodskih programov pravočasno prilagodili programe za formiranje e-računov, nimamo. V prvih dneh januarja večina e-računov, uvoženih v NLB Proklik in poslanih do prejemnikov v javni sektor, ni bila dostavljena. Na srečo se število nedostavljenih e-računov do UJP zmanjšuje.

Glede na vzrok problemov smo v začetku januarja poslali posebna navodila poslovnim partnerjem, dobaviteljem računovodskih programskih paketov, ter jih tudi sami opozorili na zahteve UJP, jim nanizali vse nam znane vsebinske in tehnične napotke in jim na ta način pomagali k čim hitrejši prilagoditvi njihovih rešitev.

Vsem uporabnikom NLB Proklika smo posredovali posebno obvestilo, da lahko e-račune pripravljajo prek ročnega vnosa v NLB Prokliku. Pripravili smo tudi dodatne napotke in jih objavili med najpogostejšimi vprašanji o e-računih in tudi na ta način priskočili strankam na pomoč."

marec, 2016