Želite nastaviti vstopno stran za Podjetja kot privzeto vstopno stran?

Pogosta vprašanja - Izdajatelji e-računa

Izdajatelji e-računa

Izdajatelji e-dokumentov so lahko pravne osebe, tako mala kot velika podjetja ter zasebniki in samostojni podjetniki.
Izdajatelje računov lahko delimo na velike izdajatelje, ki večinoma svojo računalniško infrastrukturo razvijejo do te mere, da v svojih računovodskih programih formirajo e-dokumente.
Manjši izdajatelji k izdajanju e-dokumentov pristopajo na različne načine.E-račune lahko formirajo v svoji računovodski aplikaciji ali to za njih opravi računovodski servis ali pa e-dokumente v svoji e-banki pripravijo ročno.

Izdajateljem e-dokumentov v NLB je prek NLB Proklika na voljo več načinov uvoza/priprave e-računov:
- neposredna izmenjava prek B2B rešitve,
- uvoz iz računovodske aplikacije v NLB Proklik ali
- ročna priprava v NLB Prokliku.
 

Če želite postati izdajatelj e-računa in ostalih e-dokumentov, morate uporabljati NLB Proklik in znati pripraviti e-dokumetne v eSlog 1.5, 1.6 ali 1.6.1.
Podjetje se pri pripravi lahko odloči za eno od možnosti:

  • e-dokumente lahko pripravljate v svojem programu, ki vam kreira e-dokumente v eSlogu in ovojnico,
  • e-dokumente pripravljate v svojem programu, kjer kreirate samo e-dokument v eSlogu. Ovojnica se kreira v NLB Prokliku ob uvozu,
  • v svojem programu pripravljate podatke za račun, e-dokumente v eSlogu vam kreira zunanji izvajalec,
  • e-dokumente ročno vnašate v NLB Proklik,
  • e-dokumente vam kreira in pošilja zunanji izvajalec, ki je v sistemu definiran kot pošiljatelj za izdajatelja,
  • če ste izdajatelji direktnih obremenitev SEPA za svoje poslovne partnerje, polege-dokumente pripravite tudi ovojnico za e-dokumente.

Celotno specifikacijo za pripravo e-dokumentov najdete tu.
Tehnične podrobnosti za eSlog najdete tu.

Ko znate pripraviti e-dokumente oz. ste se odločili, da jih boste pripravljali v NLB Prokliku, obiščite svojega poslovnega skrbnika v NLB:

  • tu boste sklenili poslovno razmerje, na podlagi podpisanega pogodbenega razmerja vas bomo vključili v medbančni Sistem e-račun,
  • svojim pooblaščencem, ki bodo delali z e-dokumenti v NLB Prokliku, boste dodelili pooblastilo za delo z e-računi, kjer lahko izbirate med delom s prejetimi in/ali izdanimi e-dokumenti,
  • za podjetja, ki boste z e-dokumenti  v celoti prenehali poslovati papirno, je priporočljivo, da vzpostavite tudi e-arhiviranje.

Prek NLB lahko pravni subjekti že danes izmenjujete e-račune s podjetji v javnem sektorju!
Tak način je obvezen od 1. 1. 2015, saj ga predpisuje zakon Ministrstva za finance (veljaven od decembra 2013) ki zahteva, da morajo od predpisanega datuma vsi pravni subjekti, ki izvajajo storitve ali svoje proizvode prodajajo podjetjem iz javnega sektorja, za opravljeno storitev/produkt obvezno izdati elektronski račun in ga v javni sektor posredovati/poslati v e-obliki.

Vključitev prek NLB vam omogoča:
 

  • pošiljanje e-računov z ovojnico ali brez ovojnice: v primeru, da izdajatelj pošlje e-račune brez ovojnice v eSlogu, se ovojnica ob uvozu e-računov v NLB Proklik formira avtomatsko,
  • elektronski podpis izdanih e-računov ob uvozu v NLB Proklik,
  • več možnost pošiljanja e-računov svojim prejemnikom:
  • z uvozom e-računov v NLB Proklik iz računovodskega programa,
  • z uvozom e-računov prek B2B rešitve,
  • z ročno pripravo e-računa v NLB Prokliku,
  • brezplačno odlaganje prejetih in izdanih e-računov v e-arhiv podjetja Mikrocop, če pred tem sklenete z njimi pogodbeno razmerje za izvajanje e-arhiviranja.

Kaj v medbančnem Sistemu e-račun ni med podprtimi funkcionalnostmi:

  • elektronsko zavračanje e-računov, zato morate v primeru, ko se s prejetim e-računom ne strinjate, e-ačun zavrniti kot do sedaj - pisno, prek e-pošte...,
  • pošiljanje dobropisov, saj dobropisi kot samostojni e-dokumenti v sistemu še niso uvedeni in določene udeleženke dobropise v obliki e-računa z negativnim zneskom, upravičeno zavračajo.

Podjetje ima za pripravo e-računov različne možnosti. Odloči naj se za tisto, ki mu najbolj ustreza.

  • E-račune pripravlja v svojem programu, ki mu kreira eSlog in ovojnico za uvoz v NLB Proklik.
  • E-račune pripravlja v svojem programu, kjer kreira samo eSlog. Ovojnica se kreira ob uvozu v NLB Proklik.
  • V svojem programu pripravlja podatke o izdanih računih, e-račune v eSlog in ovojnice mu kreira zunanji izvajalec.
  • E-račune ročno vnaša v NLB Proklik.
  • E-račune mu kreira in pošilja zunanji izvajalec, ki je v sistemu definiran kot pošiljatelj za tega izdajatelja (kot e-biro).

Da, za preverjanje pravilne strukture e-računa je Uprava za javna plačila odprla možnost testiranja na spletni povezavi, uporabniki NLB Proklika pa nam testne e-dokumente z ali brez ovojnic lahko pošljete na pomoc_proklik@nlb.si. Tehnična pomoč pri delu z NLB Proklikom in e-računi vam je na voljo na telefonski številki +386 1 477 20 60 vsak delavnik med 8. in 20. in ob sobotah med 9. in 19. uro.

Vse izdajatelje in prejemnike e-računov obveščamo o naslednjih spremembah pri uporabi standarda eSlog:

  • s 1. januarjem 2017 bo ukinjena uporaba eSlog verzija 1.5 in starejših,
  • od 1. decembra 2016 naprej bo ob veljavnem eSlog verzija 1.6, v uporabi tudi eSlog verzija 1.6.1, ki omogoča dodajanje podatkov za davčno blagajno.

Ukinitev eSlog verzije 1.5 in starejših za vse izdajatelje pomeni, da lahko prejemnik e-računa, ki bo po 1. 1. 2017 prejel e-račun v tej verziji, račun zavrne.

POMEMBNO: Vsi izdajatelji, ki e-račune uvažate v NLB Proklik, morate pravočasno poskrbeti za pripravo e-računov v verziji eSlog 1.6 ali 1.6.1. Vsa veljavna tehnična dokumentacija vam je na voljo na NLB Spletnem portalu.

Elektronska banka NLB Proklik je za izmenjavo v eSlog verzijah 1.6 in 1.6.1 že prilagojena. Ročni vnos e-računa prek NLB Proklika na možnost vnosa podatkov za davčne blagajne NE bo prilagojen.

Uporabnik v nastavitvah izbere način uvoza (z ali brez ovojnic). Če se uporabnik odloči za uvoz z ovojnicami, ob uvozu uporabnik NLB Proklika za uvoz označi vse ovojnice e-dokumentov. V ovojnicah so navedene vse priponke. Program sam poišče in doda priponke. Ob uvozu lahko hkrati označi in s tem uvozi tudi več ovojnic.

Če pa uporabnik uvaža e-dokumente brez ovojnic, ob uvozu označi e-račune v XML eSlog, v procesu uvoza pa NLB Proklik formira ovojnice.

V medbančnem Sistemu e-račun lahko e-računu priložite različne tipe prilog. Pri tem morate razlikovati, ali e-dokument s prilogami pošiljate fizični ali pravni osebi.

Za pošiljanje pravnim osebam so dovoljeni tipi priponk XML, TIFF, JPG, PDF, TXT, CSV. Število prilog je praviloma omejeno, saj je omejena skupna velikost prilog. Vse priloge skupaj stisnjene v *.zip so lahko velike največ 2 MB, vključno z e-računom v XML eSlog.

Za pošiljanje fizičnim osebam so omejitve strožje. Prva priponka mora biti XML eSlog, dovoljena je le še ena priponka, ki je lahko le *.pdf. Ostali tipi priponk ali dodatne priponke niso dovoljene. Omejitev velikosti je enaka – največ 2 MB.

Priporočljivo je, da izdajatelji e-dokumentov, ki bodo račune izdajali izključno v elektronski obliki, zagotovijo tudi elektronsko arhiviranje izdanih elektronskih računov. E-arhiviranje predpisujeta ZVDAGA in ZDDV, zato je prav, da se podjetje ob prehodu na e-račune, o tem pozanima in uredi tudi e-arhiv.
V NLB imam urejeno povezavo do E-arhiva podjetja Mikrocop. Podjetje, ki se odloči za e-arhiviranje, lahko poslovno razmerje sklene neposredno z e-arhivarjem Mikrocop, v NLB pa na podlagi podatka o vključitvi v storitev Arhiviraj.si, ki nam jo sporoči arhivar, poskrbimo za brezplačno odlaganje izdanih in/ali prejetih e-računov v arhiv.

Vsa tehnična navodila za pripravo e-računov, delo z e-prijavami in e-povratnicami in sprejemom dostavnic smo za vas objavili na spletnem naslovu NLB E-račun - za izdajatelje v poglavju Tehnična dokumentacija.

Izdajatelj e-dokumentov mora od prejemnikov, ki bodo e-dokumente prejemali, pridobiti soglasje, ki po obliki ni predpisano. Za vodenje evidence, kateremu prejemniku bo poslan e-dokument in kateremu papirna oblika, je odgovoren izdajatelj. O tem govori ZDDV-1 v 84. členu: "Račun se lahko izda v papirni obliki, lahko pa tudi v elektronski obliki, če s tem soglaša kupec oziroma naročnik in če je zajamčena pristnost izvora in celovitost vsebine. Naslov za usmerjanje e-dokumentov do končnih prejemnikov v sistemu za izmenjavo e-računov je TRR prejemnika v IBAN obliki."
Izjema pri prijavi na prejem e-dokumentov so proračunski uporabniki, ki so dolžni sprejemati e-dokumente in od njih e-prijave ni potrebno pridobivati!

Najenostavnejši način pridobvanja novih prejemnikov e-dokumentov je neposredno prek medbančnega Sistema e-račun, saj se na prejem e-računov, ki velja za vse tipe e-dokumentov od izdajatelja, lahko prijavijo stranke fizične in pravne osebe v vseh vključenih bankah.

Če izdajatelj e-računa ob e-računu nudi tudi možnost plačila prek direktne obremenitve SEPA, tako možnost izkoristite, saj z njo poenostavite plačilo in privarčujete - plačila prek SDD so cenovno najugodnejša.

Način plačila prejetega računa ostane še naprej odločitev prejemnika, ki se lahko odloča, kako bo prejeti e-račun plačal. E-račun je zato primeren za vsakega prejemnika ne glede na način plačila obveznosti (prek e-banke, z direktno obremenitvijo ...).
Izdajatelj e-računa, ki svojim plačnikom ponuja tudi direktne obremenitve, v ovojnici e-računa določi način plačila e-računa.

V NLB Kliku in NLB Prokliku uporabnik e-računa, ki obveznosti poravnava z direktno obremenitvijo SEPA (SDD), ob prejemu e-računa nima možnosti avtomatske priprave plačilnega naloga - e-račun ima status, da bo plačan z DB.

Da, banka vas po prejemu dokumentacije v Sistem e-račun vključi v naslednje registre:

  • v medbančni javni Register izdajateljev, kjer je razvidno, ali boste prek sistema sprejemali tudi e-prijave,
  • če ste se kot izdajatelj odločili, da prek NLB Proklika sprejemate e-prijave prek sistema, ste s teksti iz Izjave izdajatelja, kot izdajatelj vključeni v vse elektronske bančne rešitve pri vseh udeleženkah Sistema e-račun (poslovne banke in Uprava za javna plačila). Stranke se lahko v vseh e-bankah prijavijo na prejem e-računa, e-prijave pa boste prejeli v svoj NLB Proklik.

Oglejte si delo z e-računi v demo NLB Proklik verziji in neposredno v NLB Kliku.

Ministrstvo za finance je v uradnem listu konec decembra 2013 izdalo zakon, ki predpisuje, da morajo od 1. januarja 2015 naprej, vsi pravni subjekti, ki izvajajo storitve ali svoje proizvode prodajajo podjetjem iz javnega sektorja, za opravljeno storitev/produkt obvezno izdati elektronski račun in ga v javni sektor posredovati/poslati v e-obliki.

Za pravi elektronski račun šteje račun, pripravljen v xml standardu ali enem od elektronsko berljivih standardov za avtomatsko nadaljnjo obdelavo. E-računov od 1. 1. 2015 v javni sektor ni dovoljeno poslati po elektronski pošti. Od 1.1.2016 naprej je potrebno v e-račun (eSlog 1.5, 1.6 ali 1.6.1) vnašati tudi obvezne dodatne podatke, ki jih zahteva UJP.

Testiranje
UJP omogoča, da e-račune, pripravljene za javni sektor, pred prvim produkcijskim pošiljanjem prejemnikom, testirate. Podrobnosti najdete na spletnem naslovu.

Priloge e-računu, ki presegajo 2 MB - prek UJP ovd
E-račun pošljete prek svoje e-banke, priloge e-računu, ki presegajo 2MB pa, skladno z navodili UJP, odložite na odložišče velikih datotek. Dostop in navodila najdete na vstopni spletni strani UJP.

Elektronska zavrnitev e-računa v medbančnem Sistemu e-račun ni podprta. Podprta je le interno v aplikaciji UJP Net, ki jo uporabljajo proračunski uporabniki (PU) in si na relaciji PU-PU račune lahko zavračajo. V primeru, da PU elektronsko zavrne e-račun, ki ga prejme od izdajatelja v NLB, taka zavrnitev ne pride do uporabnika NLB Proklika in zavrnjeni e-račun ostaja v statusu izvršen. PU mora zavrnitev e-računa še naprej pošiljati v pisni obliki.

Izmenjava e-dobropisov v sistemu ni uradno podprta, dobropisa uporabniki NLB Proklika ne morete pripraviti prek ročnega vnosa e-računa. Dobropise zato še naprej pripravljajte in izmenjujte v do sedaj uporabljani obliki.

Lahko postanete uporabnik NLB Proklika in e-dokumente posredujete proračunskim uporabnikom prek medbančnega Sistema e-račun. NLB Proklik vam omogoča uvoz e-dokumentov ali ročno pripravo e-dokumentov ne enak način, kot ste ga uporabniki vajeni pri delu s plačilnimi nalogi.

Če letno izdate minimalno število računov proračunskim uporabnikom (do največ 5 mesečno in ne več kot 60 letno), je Uprava za javna plačila vzpostavila spletni Portal UJP e-račun, kjer lahko prek interneta, račun za proračunskega uporabnika vnesete ročno in pošljete. Potrebujete veljavno kvalificirano digitalno potrdilo enega od overiteljev.

V nadaljevanju so praktični napotki za razvijalce računovodskih programov za pravilno pripravo e-računov, ki jih izdajatelji posredujejo prejemnikom v javni sektor.

1. UJP od 1. 1. 2016 vsebino prejetih e-računov kontrolira po priročniku za eSlog (verzija 1.5, 1.6 ali 1.6.1) in v pripravljenih e-računih od izdajateljev zahteva še dodatne obvezne podatke (ki pa po priročniku niso obvezni). Podrobnosti so objavili na spletni strani UJP. UJP vse e-račune, ki ne vsebujejo prej navedenih obveznih podatkov, striktno zavrača.

2. Primera e-računov v standardu eSlog, verzija 1.5 in verzija 1.6, z vsemi obveznimi podatki po standardu eSlog ter dodatno obveznimi podatki v skladu s Pravilnikom:

Podrobnejši opisi obveznih podatkov, šifrantov in shem:

3. Povezava do UJP rešitve za testiranje

4. Predlagamo vam, da celovito testiranje ustreznosti prilagoditev, ki jih boste uvedli v vaše računovodske rešitve, izvedete prek spletnega servisa na UJP, kjer je potrebno narediti nekaj tehničnih prilagoditev, ki smo jih morali opraviti tudi mi, da smo lahko preverili pravilnost vsebine e-računov, ki jih NLB kot izdajatelj e-računov, posreduje svojim prejemnikom na UJP.

V e-računu za testiranje (xml eSlog) je potrebno zapisati lokacijo prave GZS sheme, iz katere UJP v fazi testa razbere, katera verzija eSloga se preverja.
!!E-računov, ki so poslani v produkciji, s tem dodatnim podatkom ni potrebno dopolnjevati in jih UJP sprejme.

V datoteko eSlog obvezno dodajte oz. ustrezno spremenite naslednji zapis:
<IzdaniRacunEnostavni xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xsi:noNamespaceSchemaLocation="http://www.gzs.si/e-poslovanje/sheme/eSLOG_1-6_EnostavniRacun.xsd">


Celovito testiranje pravilnosti strukture e-računov (eSlog verzija 1.5 in 1.6) za vse izdajatelje e-računov (pravne in fizične osebe) izvedite prek spletne strani UJP - Kotiček za razvijalce IT.

Kontaktni podatki na UJP
Tehnična pomoč

telefon: 05/3386-304
e-pošta: podpora@ujp.gov.si

Vsebinska pomoč
telefon: 01/4751-640 in 01/4751-635
e-pošta: e-racun@ujp.gov.si

E-račun počasi in vztrajno zamenjuje papirne račune. Zato si moramo vsi udeleženci Sistema e-račun prizadevati k temu, da bomo za uporabo e-računa navdušili prav vse naše poslovne partnerje in uporabljati e-račune za osebne in poslovne potrebe.

Če vaši prejemniki niso uporabniki elektronske banke, jim e-računov prek medbančnega Sistema e-račun ne morete pošiljati.

Seveda pa jih lahko sami prepričate v prednosti e-računa in bodo postali uporabniki e-banke in e-računa, v nasprotnem primeru pa boste takim prejemnikom še vedno morali pošiljati račun v papirni obliki.
 

Niste našli odgovora na svoje vprašanje?

Pišite nam in nam zaupajte svoje vprašanje ali mnenje.

Pišite nam

Skrita vsebina

Pišite nam in nam zaupajte svoje vprašanje ali mnenje

* Podatki so obvezni.

Zaupati vam želim svojo: *
Podatek je obvezen.
Vaše mnenje: *
Vpišete lahko največ 1500 znakov.
Podatek je obvezen.
Če želite prejeti odgovor, vnesite svoje kontaktne podatke.
Ime: *
Podatek je obvezen.
Priimek: *
Podatek je obvezen.
E-naslov ali telefon ali naslov : *
Podatek je obvezen.

Odgovorili vam bomo v najkrajšem možnem času.

Vaše osebne podatke z obrazca bomo uporabili samo za posredovanje odgovora na vaše vprašanje.

Zaradi varovanja zasebnosti v obrazec ne vpisujete svojih zaupnih podatkov, kot so PIN številka, številka kartice, številka osebnega računa ...

Hvala.