Pogosta vprašanja - E-račun

Splošno

E-račun nadomešča klasično papirno obliko računa z elektronsko obliko. Je klasičen račun, ki ga izdajatelj računa izda svojemu dolžniku - prejemniku računa v e-obliki. Za enostavno izmenjavo e-računov med izdajatelji in prejemniki smo v NLB nadgradili oba sistema za elektronsko poslovanje - spletno poslovalnico NLB Klik in elektronsko banko NLB Proklik.
E-računi med izdajateljem in prejemnikom potuje ali znotraj posamezne banke, če sta izdajatelj in prejemnik stranke iste banke ali po medbančnem Sistemu e-račun, v katerega so vključene skoraj vse banke v Sloveniji (18) in Uprava za javna plačila.

E-račun lahko uporabljajo vsi segmenti strank v banki, vsak za svoje potrebe.
Izdajatelji računov - podjetja vzpostavijo elektronsko pripravo računov v svoji računovodski aplikaciji, ki mora formiranje e-računa omogočati. Izdajatelj lahko za pripravo e-računov najame tudi zunanje podjetje, ki se s tovrstnimi storitvami ukvarja.
Manjšim izdajateljem e-računa je na voljo ročni vnos e-računa v NLB Prokliku.

Prejemniki računov- fizične in pravne osebe morajo biti  za prejem e-računa aktivirani kot uporabniki elektronskega poslovanja (NLB Klik in NLB Proklik za stranke NLB) in se na prejem e-računa prijaviti.
Uporabnikom NLB Klika in NLB Proklika je na voljo e-prijava, ki je enostavna, če izdajatelj e-prijave prek e-banke ne omogoča, se zainteresirani prejemnik e-računa lahko prijavi neposredno pri izdajatelju.
Ali izdajatelj, na katerega se želite prijaviti, omogoča e-prijavo prek e-banke, lahko preverite v medbančnem Registru izdajateljev.

Sistem vsem udeležencem ponuja poenostavitve, ki jih elektronska izmenjava podatkov omogoča. Z elektronsko izmenjavo računov, prijav na prejem e-računa, e-povratnic in dostavnic, udeleženci sistema ne potrebujete več izmenjave podatkov na papirju.
Poleg izmenjave e-računov in e-prijav v NLB lahko poskrbimo tudi za vlaganje e-računov v e-arhiv.

Proces izmenjave e-računa v Sistemu e-račun
1. Izdajatelj e-računa v svoji računovodski aplikaciji pripravi e-račune in jih uvozi v NLB Proklik ter pošlje prejemnikom ali pa e-račune pripravi neposredno v NLB Prokliku z ročnim vnosom e-računa.
2. NLB za vse e-račune, prejete od izdajatelja za stranke z računom v NLB, preveri obstoj prejemnika (po IBAN + vključenosti v ebanko) in e-račune za prejemnike fizične osebe posreduje v NLB Klik ali v NLB Proklik.
3. NLB za vse e-račune, prejete od izdajatelja za prejemnike v drugih bankah in pri UJP, posreduje v obdelavo centralnemu posredniku - podjetju Bankart, ki v sistemu izvaja izmenjavo med vključenimi bankami in UJP.
4. NLB v primeru, da e-računov namenjenih prejemnikom v NLB ne more dostaviti (prejemnik nima e-banke, TRR je ukinjen ipd.), formira e-dostavnico in za nedostavljene e-račune posreduje izdajatelju negativno dostavnico, za dostavljene e-račune pa pozitivno dostavnico izdajatelju neposredno v NLB Proklik,
5. Centralni posrednik e-račune glede na IBAN posreduje v ostale banke.
6. Banke prejemnice e-računov preverijo obstoj prejemnikov (po IBAN+ vključenosti v ebanko) in e-račune za prejemnike fizične osebe posredujejo v svojo rešitev e-banke za fizične osebe in e-račune za pravne osebe v svojo rešitev e-banke za pravne osebe.
7. Banke prejemnice v primeru, da e-računov, namenjenih prejemnikom v tej banki ne more dostaviti (prejemnik nima e-banke, TRR je ukinjen ipd.), formira e-dostavnico in za nedostavljene e-račune posreduje negativno dostavnico za dostavljene e-račune pa pozitivno dostavnico centralnemu posredniku.
8. Centralni posrednik prejete pozitivne in negativne dostavnice informacije posreduje banki izdajatelja, ta pa izdajatelju v elektronsko banko.

Proces izmenjave e-prijav na prejem e-računa
1. Izdajatelj e-računov s svojo banko sklene poslovno razmerje za izmenjavo e-računov in se ob vključitvi v Sistem e-račun odloči, ali bo prek sistema prejemal e-prijave ali ne.
2. Banka izdajatelja vključi v Sistem e-račun in mu s tem omogoči nemoteno izmenjavo e-računov in ostalih e-dokumentov, podatke o izdajatelju pa posreduje centralnemu posredniku Bankart.
3. Centralni posrednik Bankart vključi izdajatelja v medbančni Register izdajateljev. V podatkih izdajatelja v registru je razvidno, če izdajatelj prek sistema sprejema e-prijave ali ne.
4. Banka za vse izdajatelje v sistemu, ki sprejemajo e-prijave, v svoji e-bančnih rešitvah omogoči svojim uporabnikom možnost oddaje e-prijave.
5. Zainteresirani prejemnik e-računa - fizična ali/in pravna oseba prek elektronske banke odda e-prijavo. E-prijavo lahko prek sistema odda za vse izdajatelje, vključene v medbančni Sistem e-račun.
6. Banka prejemnika prejeto e-prijavo posreduje izdajatelju v elektronsko banko, če je ta vključen prek te banke ali jo usmeri na Bankart, če je izdajatelj vključen prek druge banke.
7. Centralni posrednik prejete e-prijave usmeri do banke izdajatelja, ta pa jih posreduje izdajatelju v elektronsko banko.
8. Izdajatelj vsem novim prejemnikom, ki so se prijavili, v naslednjem obračunskem obdobju pošlje e-račun namesto papirnega.

Proces posredovanja e-povratnic
E-povratnice na prejete e-prijave posredujejo le izdajatelji z velikim številom svojih naročnikov in so procese za aktiviranje novih prejemnikov e-računov za svoje storitve, v svojih aplikacijah avtomatizirali. E-povratnica v sistemu izmenjave ni obvezen dokument v sistemu izmenjave.
1. Izdajatelj v svojo e-banko prejme e-prijavo in jo izvozi v svoj program naročnikov, kjer preveri pravilnost podatkov iz e-prijave.
2. V primeru, da se podatki na e-prijavi ujemajo s podatki v naročniški bazi izdajatelja, izdajatelj pripravi e-povratnico in v njej potrdi uspešen prejem.
3. V primeru, da se podatki na e-prijavi ne ujemajo s podatki v naročniški bazi izdajatelja, izdajatelj pripravi e-povratnico in v njej zavrne prejem in v polje z opisom zavrnitve, pošiljatelju e-prijave sporoči, zakaj je e-prijavo zavrnil.
4. Izdajatelj e-povratnice posreduje prek e-banke v sistem do pošiljateljev e-prijav, ki jih prejmejo v svojo e-banko. V e-banki lahko pošiljatelj e-prijave preveri status poslane e-prijave in jo v primeru zavrnitve, ponovo pošlje s popravljenimi podatki.

Prejemniki e-računa

Po zakonu fizične osebe niso zavezane k vzpostavitvi elektronskega arhiviranja prejetih e-računov. Seveda pa lahko prejemniki e-računov prek NLB Klika prejete e-račune sami arhivirati na svojem lokalnem disku računalnika. E-arhiv plačanih računov pa je uporabnikom na voljo že do sedaj in do njega dostopate prek Arhiva plačil.

Koraki za elektronsko prejemanje e-računov prek NLB Klika
Ob izpolnjevanju e-prijave imejte pri sebi zadnji papirni račun in sledite napotkom v NLB Kliku.

  • V osnovnem meniju izberite poglavje Moje storitve - E-računi.
  • V spodnjem delu izberite gumb E - vloga.
  • Matični podatki uporabnika NLB Klika se avtomatsko izpišejo na ekranu. Podatki o izdajatelju se bodo na ekran vpisali, če boste v za to namenjeno polje vpisali naziv oz. del naziva izdajatelja ali njegovo davčno številko.
  • Za vpis podatkov v polje ID referenca imejte pri sebi zadnji papirni račun, ki ste ga prejeli od izdajatelja. V navodilu izdajatelja, ki se izpiše na desnem delu ekrana pod rubriko "Išči po davčni številki", sledite opisu, katere podatke je potrebno vpisati v polje "ID referenca". Polje je obvezno.
  • Po pravilnem vpisu "ID reference" preberite splošne pogoje banke in izdajatelja in jih potrdite.
  • Prikaže se vam vsebina e-prijave, ki bo posredovana izdajatelju. S potrditvijo boste e-prijavo še elektronsko podpisali.
  • Na ekranu se prikaže uspešno oddana in elektronsko podpisana e-prijava, ki jo bo prejel izdajatelj in vam, če bo vsebina e-prijave ustrezna, v naslednjem mesecu posredoval e-račun v NLB Klik.

 

Da, saj je osnovni cilj vpeljave e-računov zamenjava papirne v elektronsko obliko. Način plačila prejetega računa ostane še naprej odločitev prejemnika. Zato je e-račun primeren za vsakega prejemnika ne glede na način plačila obveznosti (prek e-banke, z direktno obremenitvijo ...). Tehnično je za ločevanje e-računov glede na že aktivno direktno obremenitev za plačilo obveznosti poskrbljeno v NLB Kliku, saj izdajatelj e-računa vodi evidenco aktivnih direktnih obremenitev in ta podatek vnese v elektronsko ovojnico, v kateri e-račun potuje od izdajatelja k prejemniku. Če prejemnik e-računa le-tega že poravnava z direktno obremenitvijo, mu NLB Klik ne ponudi možnosti formiranja plačilnega naloga - e-račun ima status, da bo plačan z DB.

Elektronska prijava prek NLB Klika je možna, če ste nosilec naročniškega razmerja pri izdajateljih, na katere se elektronsko prijavljate.

E-prijava se v procesu oddaje k izdajatelju, elektronsko podpiše s kvalificiranim digitalnim potrdilom aktivnega uporabnika NLB Klika, ki je e-prijavo izpolnil in oddal. Matični podatki o aktivnem uporabniku NLB Klika se na e-prijavo avtomatsko prenesejo in izdajatelj, ki vašo e-prijavo prejme, matične podatke in podatke o naročnikih med seboj primerja. V primeru, da se podatki ne ujemajo, e-prijave izdajatelj ne more obdelati.

V tem primeru se boste na prejem e-računa morali prijavit neposredno pri izdajatelju na način, za katerega se bosta dogovorila.

Izjema je Radiotelevizija Slovenije, ki vas kot prejemnika e-računa vključi, če ji v e-prijavi pošljete naročniško številko uporabnika RTV storitev, za katerega želite prejemati in plačevati e-račun.

Register v sistem vključenih izdajateljev e-računa je uporabnikom NLB Klika na voljo v kanalu E-računi in na NLB Spletnem portalu, kjer najdete povezavo do javnega medbančnega Registra izdajateljev in Register proračunskih uporabnikov, ki bodo od 1. 1. 2015 sprejemali izključno e-račune.

Predlagamo vam, da v Arhivu e-vlog najprej preverite, ali je bila e-prijava pravilno sprejeta in ali ste od izdajatelja prejeli e-povratnico.
Če e-račune prejmate tudi za vaše pooblaščence, v poglavju E-računi pri pregledu e-računov, aktivirajte kljukico - pregled e-računov za pooblaščene osebe. 

Izdajatelji e-računov le-te izdajajo večinoma enkrat mesečno v določenem obdobju ali na določen dan. V primeru, da ste prijavo oddali le nekaj dni pred datumom, ko izdajatelj e-račune pošlje prejemnikom, vas morda ni uspel vnesti med prejemnike in boste e-račun prejeli v naslednjem obračunskem obdobju.

Če e-računa tudi po dveh mesecih od oddaje e-prijave ne bi prejeli v NLB Klik, nam pošljite prošnjo za poizvedbo in bomo preverili, kjer se je postopek zalomil.

 

V Sistem e-račun so vključene skoraj vse slovenske banke in Uprava za javna plačila. medbančna izmenjava teče prek Bankarta po urnikih, ki veljajo v sistemu. Zato lahko pri dostavi e-računa v vaš NLB Klik, pride do zamika enega ali več dni. še posebej je to lahko v primeru, ko izdajatelj e-račune pošilja med vikendom. Večinoma pa so e-računi dostavljeni v enem dnevu.

Primer: Izdajatelj e-računov je vključen pri drugi banki. E-račune odda v izmenjavo v petek zvečer in vam takrat pošlje tudi SMS. V banko izdajatelja ti računi prispejo v soboto in so večinoma obdelani šele v ponedeljek zjutraj. V NLB take e-račune prejmemo šele v ponedeljek dopoldne, ko so vam tudi na voljo v NLB Kliku.

 

Niste našli odgovora na svoje vprašanje?

Pišite nam in nam zaupajte svoje vprašanje ali mnenje.

Pišite nam

Skrita vsebina

Pišite nam in nam zaupajte svoje vprašanje ali mnenje

* Podatki so obvezni.

Podatek je obvezen.
Vpišete lahko največ 1500 znakov.
Podatek je obvezen.
Če želite prejeti odgovor, vnesite svoje kontaktne podatke.
Podatek je obvezen.
Podatek je obvezen.
Podatek je obvezen.

Odgovorili vam bomo v najkrajšem možnem času.

Vaše osebne podatke z obrazca bomo uporabili samo za posredovanje odgovora na vaše vprašanje. Podrobnejše informacije o tem, kako banka ravna z osebnimi podatki in vaših pravicah, so na voljo na www.nlb.si/varstvo-osebnih-podatkov oziroma v dokumentu Splošne informacije o obdelavi osebnih podatkov.

Zaradi varovanja zasebnosti v obrazec ne vpisujete svojih zaupnih podatkov, kot so PIN številka, številka kartice, številka osebnega računa ...

Hvala.